Kebutuhan Bisnis

Cara Menulis Dokumen Persyaratan Bisnis

Dokumen Persyaratan Bisnis (BRD) adalah kontrak formal antara organisasi dan pelanggan untuk suatu produk. Dengan menjelaskan secara lengkap semua proses yang harus dilaksanakan, sebuah BRD digunakan melalui keseluruhan siklus proyek untuk memastikan bahwa produk tersebut memenuhi spesifikasi terperinci dan bahwa nilai keuntungan proyek dan mencapai hasil yang diinginkan. Jika dipersiapkan untuk produk teknis, BRD juga menyertakan spesifikasi teknis.

Tujuan Dokumen Persyaratan Bisnis

Dokumen Persyaratan Bisnis mencakup spesifikasi eksplisit tentang bagaimana sistem harus melakukan dan berapa biaya yang harus dikeluarkan tergantung pada apa yang diharapkan dapat dicapai. Tujuan utamanya adalah untuk memberikan kualitas dengan mempertimbangkan input dan output dari setiap tahap proyek, spesifikasi sistem fungsional dan non-fungsional serta kemungkinan upgrade yang dapat membantu manajer proyek untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

BRD membuat perbedaan yang jelas antara tujuan bisnis dan tujuan teknis. Tujuan bisnis menjawab pertanyaan “Ke mana organisasi inginkan?” artinya “Apa misi organisasi itu?” Tujuan teknis berfokus pada penyediaan dasar yang kuat dimana tujuan bisnis dapat dipenuhi. Dalam konteks ini, tujuan BRD yang paling umum dapat diringkas sebagai berikut:

  • Agar diterima secara universal oleh pemangku kepentingan.
  • Memberikan solusi yang tepat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan / bisnis.
  • Untuk memberikan deskripsi rinci tentang kebutuhan pelanggan / bisnis yang akan dipenuhi oleh solusi yang dipilih.
  • Memberikan masukan antara tahapan proyek.

Elemen Kunci dari Dokumen Persyaratan Bisnis

Penulis Dokumen Persyaratan Bisnis – analis bisnis atau manajer proyek – harus memiliki pemahaman menyeluruh tentang proses bisnis dan tujuan utama proyek untuk memastikan penerapan yang tepat dari berbagai persyaratan dan elemen yang berbeda sesuai persyaratan.

Elemen terpenting BRD adalah lingkup proyek, yang mencakup batasan dan batasan yang perlu dipertimbangkan selama proses pengembangan. Ruang lingkup adalah persyaratan fungsional yang pada dasarnya menjawab tiga pertanyaan:

  • Apa masalah yang perlu dipecahkan oleh organisasi?
  • Apa batasan yang perlu dipertimbangkan?
  • Apakah waktu dan uang yang diinvestasikan dalam memecahkan masalah itu bermanfaat?

Selain ruang lingkup, elemen kunci dari Dokumen Persyaratan Bisnis mencakup area dokumentasi manajemen proyek yang luas namun tidak lengkap, sebagai berikut:

  • Pernyataan Soal Bisnis
  • Proses Bisnis Saat Ini
  • Pernyataan Lingkup
  • Tujuan Bisnis Utama
  • Kriteria penyelesaian proyek
  • Resiko & Keterbatasan
  • Asumsi
  • Persyaratan Fungsional & Non-Fungsional
  • Parameter biaya dan penjadwalan
  • Proses Bisnis Baru / Modifikasi
  • Latihan
  • Daftar Pemangku Kepentingan
  • Ukuran Mutu
  • Daftar periksa (Proses dan Persyaratan)

Setiap persyaratan harus dijelaskan dengan jelas untuk memastikan implementasi yang tepat dari setiap proses dan transisi yang mulus dari satu fase ke tahap lainnya.

Cara Menulis Dokumen Persyaratan Bisnis

Langkah pertama adalah mengumpulkan informasi melalui brainstorming dan wawancara dengan berbagai sumber, termasuk pengembang, pelanggan, insinyur dan pengguna akhir. Informasi yang dikumpulkan harus didokumentasikan dengan jelas dan ringkas, familiar bagi pengguna bisnis, untuk memastikan pengembangan produk yang sukses dan produk akhir berkualitas tinggi. Mendokumentasikan informasi memungkinkan penulis dokumen untuk mengidentifikasi langkah-langkah yang bertentangan di awal siklus proyek.

Langkah kedua adalah mendeskripsikan atribut utama produk untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang bagaimana produk akhir harus memenuhi kebutuhan pelanggan.

Langkah ketiga adalah dengan jelas menyatakan ruang lingkup proyek, untuk menghindari pengelolaan yang buruk dan memberikan panduan kepada pengembang untuk mencapai tujuan utama.

Langkah keempat adalah mengidentifikasi fase proyek. Dengan memastikan bahwa tujuan dan sasaran utama dapat dipenuhi dan ruang lingkup proyek tercermin secara akurat, manajer proyek dapat mencapai kesepakatan formal dengan para pemangku kepentingan.

Langkah kelima adalah evaluasi proyek secara tepat dengan menggunakan peta proses yang rinci. Semua fase proyek dijelaskan, termasuk titik awal dan akhir setiap fase, setiap perubahan yang diperlukan di area tertentu, waktu dan kapasitas siklus setiap langkah proses serta masing-masing Critical-to-Quality (CTQ) langkah. Tujuan dalam tahap ini adalah identifikasi setiap perubahan yang diperlukan untuk memenuhi tujuan utama.

Langkah keenam adalah memasukkan diagram penilaian dampak untuk mengidentifikasi kemungkinan dampak pada proses, teknologi yang digunakan, orang-orang yang terlibat, produk, atau bahkan fasilitas dan mesin dan peralatan organisasi.

Garis bawah

Dokumen Persyaratan Bisnis mencakup semua strategi perencanaan untuk memastikan kontrak formal yang melibatkan fase proyek yang dapat dimengerti. BRD yang terstruktur dengan baik meningkatkan kolaborasi antara tim fungsional besar dan menciptakan konsensus positif. Ini juga menerapkan strategi bisnis dengan tujuan transisi dari satu tahap ke tahap lainnya secara terkendali sehingga pemangku kepentingan terpuaskan dan kebutuhan mereka terpenuhi. Akhirnya, persyaratan kualitas tinggi memastikan keberhasilan sebuah proyek dan dapat menurunkan biaya proyek.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *